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Organisation der Erstkontakte durch Lieferanten im Geschäftsbereich (GB) Zentrale Dienste

Der Erstkontakt durch die Außendienstmitarbeiter der Industrie mit dem Klinikum Mutterhaus der Borromäerinnen sollte ausschließlich über den GB Zentrale Dienste, Abteilung Einkauf erfolgen. Ausgenommen sind apothekenpflichtige Produkte, die über die Apotheke beschafft werden.

Alle im Klinikum stattfindenden Aktivitäten der Industrievertreter sind mit dem GB Zentrale Dienste, Abteilung Einkauf abzusprechen und werden von dort gesteuert und dokumentiert. Produkt- und Gerätetests, die leihweise bzw. zur Probe von der Industrie überlassen werden, dokumentiert der GB Zentrale Dienste mit Hilfe von Produktbeurteilungen.

Produktbeurteilungen

Der Lieferant unterbreitet ein wirtschaftliches Angebot über Alternativ- und/oder Innovationsprodukte. Nach Prüfung des Angebots wird ein Produktbeurteilungsbogen für das/die zu testende/n und zu beurteilende/n Produkte zu Verfügung gestellt. Die Ware wird anschließend nach einem festgelegten Prozess im Klinikum geprüft und beurteilt. Insbesondere werden die Kriterien Qualität, Handhabung und Sicherheit als auch Hygiene sowie ökologische Aspekte geprüft. Nach Rücklauf der Beurteilungsunterlagen in den GB Zentrale Dienste, Abteilung Einkauf wird anschließend über die Einführung eines Neu- bzw. Alternativproduktes entschieden.

Die Testung eines Gerätes geschieht mit Hilfe einer Probestellung für Leihgeräte

Für erforderliche Probestellungen vom Klinikum geplanter, beweglicher investiver Güter werden zu Testzwecken Probestellung mit den Lieferanten vereinbart.

Hier stellt der GB Zentrale Dienste, Abteilung Einkauf ebenfalls ein entsprechendes Formular zur Verfügung, in der die Daten der Geräteleihstellung (Name, Funktion, Betriebsort etc.) aufgenommen werden. Der Vertrag ist vom den Industrievertretern sowie dem GB Zentrale Dienste zu unterzeichnen. Die Geräteprobestellung erfolgt ebenfalls nach einem festgelegten Prozess in Absprache mit der Medizintechnik die mit der Abteilung Hygiene und dem Nutzer die Termine abstimmt und koordiniert.

Nach Abschluss der Leihstellung erfolgt wiederum der Rücklauf der Produktbeurteilungsunterlagen an den GB Zentrale Dienste, Abteilung Einkauf, in der ebenfalls nach Prüfung über eine Beschaffung entschieden wird.